Bimtek Manajemen Arsip dan Persuratan Berbasis Teknologi Informasi

Bimtek Manajemen Arsip dan Persuratan Berbasis Teknologi Informasi

Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat menuntut instansi pemerintahan dan lembaga lainnya untuk melakukan transformasi dalam pengelolaan administrasi, khususnya pada aspek manajemen arsip dan persuratan. Persuratan dan pengarsipan yang masih dilakukan secara manual seringkali menimbulkan kendala seperti kehilangan dokumen, keterlambatan disposisi, hingga kurangnya akurasi dalam pelacakan surat dan arsip.

Sejalan dengan kebijakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) serta tuntutan efisiensi dan akuntabilitas kerja, maka implementasi sistem persuratan dan kearsipan berbasis teknologi informasi menjadi kebutuhan mendesak. Dengan sistem digital, pengelolaan arsip dan surat menjadi lebih cepat, tepat, tertib, dan terkontrol.

Bimbingan teknis ini diselenggarakan untuk membekali para aparatur dan pengelola administrasi dengan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola arsip dan persuratan elektronik, termasuk pengoperasian aplikasi, penyusunan SOP, serta penyesuaian dengan regulasi kearsipan nasional.

1. Tujuan Bimtek

• Meningkatkan pemahaman tentang prinsip-prinsip manajemen arsip dan persuratan modern.

• Memberikan keterampilan dalam menggunakan aplikasi pengelolaan surat dan arsip berbasis digital.

• Menyusun standar prosedur operasional (SOP) persuratan dan kearsipan digital.

• Menjamin keamanan, kecepatan, dan akurasi dalam pengelolaan dokumen dinas.

• Mendukung percepatan penerapan SPBE dan reformasi birokrasi digital.

2. Sasaran Peserta

• Pejabat dan staf tata usaha/unit persuratan

• Pengelola arsip dan dokumentasi

• Kepala bagian umum dan administrasi

• Staf bagian teknologi informasi

• Seluruh perangkat daerah/instansi pemerintah/BUMN/BUMD/lembaga pendidikan dan swasta

3. Materi Bimtek

1. Kebijakan dan Regulasi Kearsipan & Persuratan Nasional

   • UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

   • Peraturan ANRI dan kebijakan SPBE terkait arsip & persuratan digital

2. Manajemen Arsip Dinamis & Arsip Inaktif Berbasis TI

   • Siklus hidup arsip elektronik

   • Standarisasi metadata dan retensi arsip

3. Tata Kelola Persuratan Elektronik (e-Office)

   • Format surat dinas digital

   • Disposisi dan pencatatan elektronik

   • Penggunaan aplikasi persuratan (Contoh: SRIKANDI, SIMAYA, e-Office daerah)

4. Penerapan Aplikasi Kearsipan Digital

   • Instalasi dan konfigurasi sistem e-Arsip

   • Praktik input, pengelolaan, dan pencarian arsip

5. Penyusunan SOP dan Tata Naskah Dinas Digital

   • Penyusunan struktur dokumen, template, dan klasifikasi

   • SOP surat masuk, keluar, disposisi, dan penyimpanan arsip

6. Keamanan Informasi dan Backup Arsip Elektronik

   • Pengamanan data dan enkripsi dokumen

   • Strategi backup dan pemulihan arsip

7. Studi Kasus & Simulasi Implementasi Sistem Persuratan dan Kearsipan Digital

   • Praktik langsung

   • Diskusi dan penyusunan rencana aksi

4. Metodologi

• Presentasi dan ceramah interaktif

• Diskusi dan tanya jawab

• Praktik langsung dan simulasi

• Studi kasus dan evaluasi

5. Waktu dan Tempat

• Waktu: Disesuaikan dalam rentang Tahun 2024–2025

• Durasi: 2–3 hari pelatihan intensif

• Tempat: Hotel / Kantor / Virtual (daring) / In-house training

6. Narasumber

• Pejabat dan arsiparis ahli dari ANRI

• Praktisi TI di bidang kearsipan dan persuratan digital

• Konsultan manajemen dokumen dan SPBE

• Akademisi dan instruktur bersertifikasi

7. Output yang Diharapkan

• Peserta memahami dan mampu mengelola persuratan dan arsip secara digital.

• Terbentuknya sistem persuratan dan pengarsipan berbasis TI yang efisien.

• Tersusunnya draft SOP persuratan dan kearsipan elektronik di instansi peserta.

• Terciptanya budaya kerja tertib arsip dan terintegrasi secara digital.

Sehubungan hal tersebut kami dari Pusat Pendidikan Keuangan Dan Pelatihan Pemerintahan Daerah (PUSDIKLAT PEMDA) Selaku penyelenggara kegiatan serta dukungan  narasumber yang berkompeten dibidangnya, Mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti kegiatan ”Bimtek Manajemen Arsip dan Persuratan Berbasis Teknologi Informasi” untuk pendaftaran silahkan menghubungi kami.

HP & WHATSAPP

 0812-6660-0643

TELEPON

 (021) 3454426

EMAIL

info@pusdiklatpemda.com

Bimtek Manajemen Arsip dan Persuratan Berbasis Teknologi Informasi