Kesalahan Umum e-Purchasing Pasca Perpres 46/2025 dan Cara Menghindarinya

Penerapan e-Purchasing melalui E-Katalog menjadi tulang punggung pengadaan barang dan jasa pemerintah di era digital. Dengan terbitnya Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025, pemerintah secara tegas memperkuat posisi e-Purchasing sebagai metode utama dalam pengadaan, sepanjang barang atau jasa tersedia di E-Katalog.

Namun, dalam praktiknya, masih banyak instansi pemerintah yang menghadapi kendala dan melakukan kesalahan berulang dalam pelaksanaan e-Purchasing. Kesalahan ini tidak hanya berdampak pada keterlambatan pengadaan, tetapi juga berpotensi menimbulkan temuan audit, permasalahan hukum, hingga inefisiensi anggaran.

Perubahan Paradigma e-Purchasing Pasca Perpres 46/2025

Salah satu perubahan mendasar pasca Perpres 46/2025 adalah pergeseran paradigma pengadaan. e-Purchasing tidak lagi dipandang sebagai opsi praktis semata, melainkan sebagai instrumen tata kelola yang wajib mendukung prinsip transparansi, akuntabilitas, dan value for money.

Banyak kesalahan muncul karena:

• Kurangnya pemahaman atas substansi perubahan regulasi

• Kebiasaan lama yang masih diterapkan pada sistem baru

• Minimnya pembaruan kompetensi SDM pengadaan

Tanpa pemahaman menyeluruh, e-Purchasing justru menjadi sumber risiko baru.

Kesalahan 1: Menganggap e-Purchasing Sekadar Proses Teknis

Kesalahan paling mendasar adalah anggapan bahwa e-Purchasing hanya berkaitan dengan penggunaan aplikasi E-Katalog.

Dalam kenyataannya, e-Purchasing merupakan rangkaian proses yang mencakup:

• Perencanaan kebutuhan

• Penetapan spesifikasi teknis

• Pemilihan produk

• Dokumentasi elektronik

• Pertanggungjawaban anggaran

Cara Menghindarinya:

• Pahami e-Purchasing sebagai satu kesatuan siklus pengadaan

• Pastikan perencanaan dan penganggaran selaras dengan katalog

• Libatkan UKPBJ sebagai mitra strategis, bukan sekadar administrator sistem

Kesalahan 2: Spesifikasi Teknis Tidak Sinkron dengan Produk di E-Katalog

Banyak PPK atau pejabat pengadaan menyusun spesifikasi tanpa mengacu pada ketersediaan produk di E-Katalog. Akibatnya, spesifikasi menjadi terlalu sempit atau bahkan tidak tersedia di sistem.

Dampak yang sering terjadi:

• Gagal melakukan e-Purchasing

• Perubahan spesifikasi di tengah proses

• Potensi pelanggaran prinsip persaingan sehat

Cara Menghindarinya:

• Lakukan survei E-Katalog sejak tahap perencanaan

• Gunakan spesifikasi berbasis fungsi dan kinerja

• Hindari penyebutan merek atau ciri eksklusif tertentu

Kesalahan 3: Salah Memahami Kewajiban Menggunakan E-Katalog

Pasca Perpres 46/2025, masih ditemukan instansi yang menggunakan metode pengadaan lain meskipun produk tersedia di E-Katalog.

Kesalahan ini sering disebabkan oleh:

• Kurangnya sosialisasi internal

• Kekhawatiran terhadap keterbatasan pilihan produk

• Ketidaksiapan SDM menggunakan sistem baru

Padahal, regulasi menegaskan kewajiban penggunaan E-Katalog apabila barang/jasa tersedia.

Cara Menghindarinya:

• Perkuat pemahaman regulasi bagi seluruh pelaku pengadaan

• Jadikan E-Katalog sebagai referensi utama pengadaan

• Dokumentasikan alasan apabila E-Katalog tidak digunakan

Kesalahan 4: Kurang Teliti dalam Memilih Penyedia dan Produk

E-Katalog menyediakan banyak pilihan produk dan penyedia. Tanpa analisis yang memadai, pejabat pengadaan berisiko memilih produk yang tidak optimal.

Kesalahan yang sering muncul:

• Tidak membandingkan spesifikasi secara detail

• Mengabaikan riwayat transaksi penyedia

• Fokus pada harga terendah tanpa mempertimbangkan kualitas

Tabel berikut menggambarkan perbandingan pendekatan keliru dan ideal:

Cara Menghindarinya:

• Lakukan analisis komparatif produk

• Gunakan fitur informasi penyedia di E-Katalog

• Dokumentasikan dasar pemilihan produk

Kesalahan 5: Dokumentasi e-Purchasing Tidak Lengkap

Salah satu kekuatan e-Purchasing adalah jejak audit digital. Namun, kekuatan ini justru menjadi kelemahan jika dokumentasi tidak dikelola dengan baik.

Dokumentasi yang sering terabaikan meliputi:

• Justifikasi kebutuhan

• Dasar pemilihan produk

• Bukti kesesuaian spesifikasi

• Catatan komunikasi dengan penyedia

Cara Menghindarinya:

• Terapkan checklist dokumentasi e-Purchasing

• Simpan seluruh dokumen pendukung secara elektronik

• Pastikan konsistensi antara perencanaan, transaksi, dan laporan

Kesalahan 6: Minim Koordinasi dengan UKPBJ

UKPBJ memiliki peran strategis sebagai pusat keunggulan pengadaan. Namun, dalam praktiknya, UKPBJ sering hanya dilibatkan secara administratif.

Akibatnya:

• Kesalahan prosedur tidak terdeteksi sejak awal

• Tidak ada pengendalian kualitas proses

• Risiko temuan audit meningkat

Cara Menghindarinya:

• Libatkan UKPBJ sejak tahap perencanaan

• Manfaatkan UKPBJ sebagai konsultan internal

• Bangun mekanisme review internal e-Purchasing

Kesalahan 7: Tidak Mengikuti Perkembangan Fitur E-Katalog V.6

E-Katalog V.6 membawa banyak pembaruan fitur yang mendukung transparansi dan pengawasan. Ketidaktahuan terhadap fitur ini menyebabkan pemanfaatan sistem menjadi tidak optimal.

Contoh fitur yang sering tidak dimanfaatkan:

• Informasi kinerja penyedia

• Riwayat transaksi

• Standarisasi spesifikasi

• Dashboard monitoring

Cara Menghindarinya:

• Ikuti pembaruan sistem secara berkala

• Tingkatkan kapasitas SDM melalui pelatihan

• Pelajari panduan resmi dari lembaga berwenang

Kesalahan umum e-Purchasing pasca Perpres 46/2025 yang sering terjadi di instansi pemerintah serta strategi efektif untuk menghindarinya.

Kesalahan 8: Mengabaikan Aspek Kepatuhan dan Audit

Sebagian pelaku pengadaan masih memandang e-Purchasing sebagai proses cepat tanpa risiko audit. Padahal, seluruh transaksi terekam dan mudah ditelusuri.

Kesalahan ini berpotensi menimbulkan:

• Temuan BPK atau APIP

• Sanksi administratif

• Kerugian reputasi instansi

Cara Menghindarinya:

• Terapkan prinsip kehati-hatian

• Pastikan setiap keputusan memiliki dasar hukum

• Selaraskan e-Purchasing dengan kebijakan internal pengendalian

Pentingnya Bimtek dalam Mencegah Kesalahan e-Purchasing

Sebagian besar kesalahan e-Purchasing bersumber dari kurangnya pemahaman regulasi dan teknis. Oleh karena itu, mengikuti Bimtek E-Katalog V.6 dan e-Purchasing Pasca Perpres 46/2025 menjadi langkah strategis untuk meningkatkan kompetensi dan kepatuhan pengadaan.

Melalui bimtek, peserta akan:

• Memahami perubahan kebijakan terbaru

• Menguasai praktik terbaik e-Purchasing

• Mendiskusikan studi kasus nyata

• Mengurangi risiko kesalahan berulang

Informasi lengkap mengenai kebijakan dan sistem pengadaan juga dapat diakses melalui situs resmi Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di
<a href=“https://www.lkpp.go.id” target=”_blank”>Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)</a>.

FAQ

Apa kesalahan paling sering terjadi dalam e-Purchasing pasca Perpres 46/2025?
Kesalahan paling umum adalah spesifikasi tidak sesuai E-Katalog dan kurangnya dokumentasi pendukung.

Apakah semua pengadaan wajib menggunakan E-Katalog?
Ya, apabila barang atau jasa tersedia di E-Katalog, maka e-Purchasing wajib digunakan sesuai ketentuan.

Siapa pihak yang paling berperan mencegah kesalahan e-Purchasing?
PPK, pejabat pengadaan, dan UKPBJ memiliki peran penting dalam memastikan kepatuhan dan kualitas proses.

Bagaimana cara meningkatkan pemahaman e-Purchasing di instansi?
Melalui sosialisasi internal, pembinaan UKPBJ, dan keikutsertaan dalam bimtek berbasis regulasi terbaru.

Dengan memahami kesalahan umum e-Purchasing pasca Perpres 46/2025 dan menerapkan strategi pencegahannya, instansi pemerintah dapat meningkatkan kualitas pengadaan sekaligus meminimalkan risiko hukum dan audit. Tingkatkan kompetensi SDM pengadaan Anda melalui Bimtek E-Katalog V.6 dan e-Purchasing Pasca Perpres 46/2025 agar proses pengadaan berjalan efektif, patuh regulasi, dan berorientasi pada hasil.