Pengadaan barang/jasa merupakan salah satu elemen penting dalam operasional Badan Layanan Umum Daerah (BLUD). Seiring dengan terbitnya regulasi terbaru, Perpres 46 Tahun 2025, pengadaan barang/jasa di BLUD diarahkan agar lebih transparan, efisien, dan berbasis digital.
Salah satu instrumen utama yang digunakan adalah e-Purchasing, yakni mekanisme pembelian barang/jasa secara elektronik melalui e-Catalog yang dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
Artikel ini membahas strategi praktis yang dapat diterapkan BLUD dalam mengimplementasikan e-Purchasing secara optimal, lengkap dengan contoh kasus, tabel panduan, serta solusi atas tantangan yang sering muncul.
Untuk panduan umum terkait regulasi, Anda dapat membaca artikel Bimtek: Pengadaan Barang/Jasa BLUD Sesuai Perpres 46/2025 – e-Purchasing & e-Catalog BLUD
Apa Itu e-Purchasing dalam Konteks BLUD?
e-Purchasing adalah metode pengadaan barang/jasa dengan cara membeli langsung dari e-Catalog, yaitu sistem daftar elektronik berisi produk, harga, spesifikasi, dan penyedia yang telah diverifikasi LKPP.
Bagi BLUD, sistem ini memberi kemudahan untuk:
-
Membeli barang/jasa secara cepat sesuai kebutuhan layanan.
-
Mendapatkan harga standar yang transparan.
-
Mengurangi risiko penyalahgunaan anggaran.
-
Menyediakan pilihan barang/jasa sesuai standar pelayanan minimal.
Informasi lengkap mengenai e-Purchasing dapat diakses melalui situs resmi LKPP RI sebagai lembaga yang berwenang mengatur kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah.
Prinsip Dasar Implementasi e-Purchasing BLUD
Agar implementasi berjalan efektif, ada beberapa prinsip dasar yang perlu dipegang oleh setiap BLUD:
-
Kesesuaian dengan RBA: pengadaan harus mengacu pada Rencana Bisnis dan Anggaran BLUD.
-
Efisiensi Anggaran: pemilihan barang/jasa mempertimbangkan kualitas dan harga yang kompetitif.
-
Transparansi Proses: seluruh proses dapat ditelusuri dan diaudit.
-
Kepatuhan Regulasi: sesuai dengan Perpres 46/2025 dan aturan LKPP.
-
Keamanan Sistem: pemanfaatan teknologi dilakukan dengan memperhatikan keamanan data dan transaksi.
Strategi Praktis Implementasi e-Purchasing di BLUD
Berikut adalah strategi yang dapat diterapkan BLUD agar e-Purchasing berjalan dengan lancar:
1. Penguatan Kapasitas SDM
-
Menyelenggarakan pelatihan dan Bimtek e-Purchasing bagi staf pengadaan.
-
Membentuk tim khusus pengadaan berbasis elektronik.
-
Melakukan uji coba sistem sebelum implementasi penuh.
2. Optimalisasi Infrastruktur Teknologi
-
Menyediakan perangkat komputer dan jaringan internet yang memadai.
-
Mengintegrasikan sistem e-Purchasing dengan sistem keuangan BLUD.
-
Menjamin keamanan data transaksi melalui sistem enkripsi.
3. Perencanaan Pengadaan yang Matang
-
Menyusun daftar kebutuhan berdasarkan RBA.
-
Memprioritaskan barang/jasa yang tersedia di e-Catalog.
-
Menentukan skala prioritas sesuai urgensi layanan.
4. Monitoring dan Evaluasi
-
Melakukan evaluasi berkala atas efektivitas e-Purchasing.
-
Menyusun laporan pengadaan yang transparan.
-
Mengidentifikasi kendala untuk perbaikan di periode berikutnya.
5. Kolaborasi dengan Penyedia
-
Mengajak penyedia lokal untuk mendaftar di e-Catalog.
-
Memberikan umpan balik kepada penyedia terkait kualitas layanan.
-
Membangun komunikasi yang baik agar pengadaan lebih lancar.
Alur Implementasi e-Purchasing di BLUD
Berikut adalah alur implementasi e-Purchasing yang dapat dijadikan acuan praktis:
| Tahap | Kegiatan | Output |
|---|---|---|
| 1. Perencanaan | Identifikasi kebutuhan barang/jasa sesuai RBA | Daftar kebutuhan |
| 2. Pencarian | Menelusuri produk yang tersedia di e-Catalog | Daftar opsi produk |
| 3. Pemilihan | Membandingkan harga, spesifikasi, dan penyedia | Produk terpilih |
| 4. Pemesanan | Melakukan pembelian melalui sistem e-Purchasing | Kontrak elektronik |
| 5. Penerimaan | Penyedia mengirimkan barang/jasa sesuai kontrak | Berita acara serah terima |
| 6. Pembayaran | Proses pembayaran sesuai aturan keuangan BLUD | Bukti transaksi |
| 7. Evaluasi | Penilaian atas kualitas produk dan kepatuhan penyedia | Laporan evaluasi |
Panduan strategi praktis implementasi e-Purchasing BLUD dalam pengadaan barang/jasa untuk transparansi dan efisiensi sesuai regulasi terbaru.
Contoh Kasus Implementasi e-Purchasing BLUD
Kasus Rumah Sakit Daerah (RSUD) di Jawa Tengah
Sebuah RSUD membutuhkan pengadaan obat-obatan mendesak akibat lonjakan pasien. Melalui e-Catalog sektor kesehatan, rumah sakit tersebut dapat memilih obat dari penyedia resmi dengan harga standar nasional.
Dengan e-Purchasing, proses pengadaan hanya memakan waktu 3 hari, jauh lebih cepat dibanding metode manual yang bisa mencapai 2 minggu. Selain itu, harga yang diperoleh lebih kompetitif sehingga mampu menghemat anggaran hingga 15%.
Tantangan Implementasi e-Purchasing BLUD
Meskipun memberikan banyak keuntungan, terdapat beberapa tantangan yang dihadapi BLUD dalam penerapan e-Purchasing, yaitu:
-
Keterbatasan SDM yang memahami sistem elektronik.
-
Keterbatasan penyedia lokal yang terdaftar di e-Catalog.
-
Kendala teknis seperti gangguan jaringan internet.
-
Resistensi internal terhadap perubahan sistem manual ke digital.
Solusi Menghadapi Tantangan
Untuk mengatasi tantangan tersebut, BLUD dapat menerapkan solusi berikut:
-
Pelatihan Intensif – meningkatkan kompetensi pegawai melalui Bimtek.
-
Pendampingan Teknis – bekerjasama dengan LKPP atau pemerintah daerah.
-
Penguatan Infrastruktur – memastikan akses internet memadai.
-
Sosialisasi Internal – memberikan pemahaman tentang manfaat e-Purchasing.
Manfaat Implementasi e-Purchasing BLUD
Beberapa manfaat nyata yang bisa diperoleh BLUD:
-
Efisiensi Waktu – proses pengadaan lebih cepat.
-
Efisiensi Anggaran – harga lebih terstandar dan kompetitif.
-
Transparansi – proses dapat ditelusuri dan diaudit.
-
Kualitas Terjamin – barang/jasa sesuai spesifikasi standar.
-
Akuntabilitas – setiap transaksi terdokumentasi dengan baik.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
1. Apa keuntungan terbesar e-Purchasing untuk BLUD?
Keuntungan terbesar adalah efisiensi waktu dan transparansi harga karena barang/jasa sudah terstandar di e-Catalog.
2. Bagaimana jika barang yang dibutuhkan BLUD tidak ada di e-Catalog?
BLUD dapat menggunakan metode pengadaan lain sesuai aturan, misalnya pengadaan langsung atau tender terbatas.
3. Apakah SDM harus mengikuti pelatihan khusus sebelum menggunakan e-Purchasing?
Ya, pelatihan sangat penting agar pegawai BLUD memahami alur, fitur, dan regulasi terkait e-Purchasing.
4. Apakah e-Purchasing hanya berlaku untuk barang, atau juga jasa?
e-Purchasing berlaku untuk keduanya, baik barang maupun jasa, selama sudah tercantum di e-Catalog.
Kesimpulan
Implementasi e-Purchasing di BLUD merupakan langkah penting dalam mendukung tata kelola pengadaan barang/jasa yang lebih efisien, transparan, dan sesuai regulasi. Dengan strategi yang tepat—mulai dari penguatan SDM, optimalisasi teknologi, hingga evaluasi berkala—BLUD dapat meningkatkan efektivitas layanan publik.
Ke depan, semakin banyak penyedia barang/jasa masuk ke e-Catalog, maka semakin luas pula pilihan BLUD untuk memenuhi kebutuhannya dengan cepat dan akuntabel.
Ingin pengadaan BLUD lebih transparan, efisien, dan sesuai regulasi terbaru? Ikuti pelatihan Bimtek e-Purchasing untuk meningkatkan kompetensi tim Anda sekarang juga.
