Bimtek Pengelolaan Arsip yang Efektif dan Smart
Dalam era teknologi informasi saat ini, keberadaan arsip menjadi krusial bagi sebuah organisasi. Dalam kegiatan organisasi, informasi merupakan unsur penting yang menunjang pelaksanaan fungsi manajemen.
Pengelolaan kearsipan adalah proses mengatur, mengelola, dan memelihara arsip agar tetap teratur, mudah diakses, dan aman. Baik di perusahaan, pemerintahan, atau lembaga pendidikan, pengelolaan kearsipan memiliki peran krusial dalam menjaga integritas informasi dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
Bimtek Pengelolaan Arsip yang Efektif dan Smart
Bimtek Pengelolaan Arsip yang Efektif dan Smart Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan dengan tema “Pengelolaan Arsip yang Efektif dan Smart: Wujudkan Tertib Arsipministrasi
Tips Pengelolaan Arsip
Setelah Anda mengenali apa saja jenis arsip, bagaimana tips pengelolaan arsip yang efektif dan efisien?
1. Pisahkan arsip dan non arsip
Arsip yang berantakan harus dipisahkan lebih dulu dari barang-barang yang tidak berkaitan. Misalnya, blanko, amplop, map, dan plastik.
2. Pilah arsip
Arsip yang sudah terkumpul dan bersih dari “sampah” kemudian dipilah sesuai tahun terbit dan unit kerja pembuat arsip.
3. Kelompokkan berkas
Berkas mengacu pada kumpulan surat yang memiliki kesamaan topik maupun berkaitan dengan kegiatan serupa. Berkas bisa tunggal, tetapi bisa juga berkelompok. Arsip berkelompok inilah yang perlu dicari dan disatukan agar berkumpul dalam berkas utuh.
4. Masukkan dalam folder arsip
Setelah berkas dikelompokkan dengan rapi, setiap kelompok berkas perlu dimasukkan ke dalam folder arsip. Setiap folder diisi satu berkas, baik berkas tunggal maupun kelompok.
5. Catat dalam daftar arsip
Buat catatan daftar arsip sesuai kronologis tahun dan klasifikasi topik atau masalah arsip. Daftar arsip bisa Anda kelompokkan sesuai jenisnya. Contoh, bagi daftar arsip menjadi daftar arsip aktif, inaktif, dan arsip yang diberikan kepada pihak lain.
6. Tata arsip dalam lemari khusus
Untuk menjaga kerapian arsip, tata berkas-berkas tersebut dalam lemari khusus atau filling cabinet. Susun berurutan menurut klasifikasi masalah untuk arsip aktif. Sementara, arsip inaktif bisa disimpan terpisah dalam boks arsip.
Bimtek Pengelolaan Arsip yang Efektif dan Smart
